Akkoord onderwijs en Google over wegnemen privacyrisico’s
Op 8 juli 2021 is er overeenstemming bereikt met Google over maatregelen gericht op de eerder geconstateerde privacyrisco’s bij Google Workspace for Education. Dit betekent dat scholen gebruik kunnen blijven maken van Google Workspace for Education, mits zij zelf ook enkele acties uitvoeren. Dit is het resultaat van intensieve gesprekken die SIVON, SURF en het Strategisch Leveranciersmanagement Rijk (SLM-Rijk), mede op verzoek van de VO-raad, hebben gevoerd met Google.
De afspraken bevatten een uitgebreide set contractuele, organisatorische en technische maatregelen. Daarmee worden de op 31 mei 2021 door de Autoriteit Persoonsgegevens geconstateerde privacyrisico’s in voldoende mate afgedekt. In een verklaring van SURF en SIVON staat een beschrijving van dit bereikte resultaat.
Hoe nu verder?
De komende weken gaan SIVON en SURF verder met Google in gesprek om de afspraken verder uit te werken en waar nodig contracten aan te passen. Het doel is om dit op 21 juli af te ronden. Google gaat aan de slag met technische aanpassingen maar scholen zullen ook zelf enkele acties uit moeten voeren om Google veilig te (blijven) gebruiken. SIVON en SURF zullen hierbij ondersteuning bieden door middel van webinars, handleidingen en instructies. De benodigde acties vanuit scholen zijn:
Aanpassen instellingen
Naast automatische wijzigingen in de applicatie zal de eigen systeembeheerder van de school ook een aantal instellingen moeten aanpassen in de Workspace omgeving. Daar komt over een aantal weken een handleiding voor beschikbaar.
Aanvullen instructies
Een veilig gebruik van Google Workspace vraagt ook toelichting aan de gebruikers. Niet alles is technisch te regelen maar zal deels via gebruiksinstructies moeten. Ook deze komen zo snel mogelijk beschikbaar.
Aanpassen contract
Na 21 juli volgt informatie over hoe de aangepaste privacy-voorwaarden met Google geaccepteerd moeten worden. Ook dit is een eenmalige activiteit.
Eigen impact analyse doen
Je bent als school zelf verantwoordelijk om te beoordelen of de manier waarop je Workspace for Education gebruikt veilig is. Na 21 juli komt een pakket beschikbaar met alles dat je nodig hebt om zo’n beoordeling te doen. Hiermee kun je ook in de toekomst blijven werken binnen de wettelijk gestelde privacyeisen.
Op de hoogte blijven van ontwikkelingen
SURF en SIVON zijn nog bezig met een impact analyse (DPIA) op de Chrome browser en het systeem dat op de Chromebooks draait. Op dit moment is daar nog geen uitsluitsel over. Hierover volgt later informatie.
Ondersteuning
Om scholen te helpen bij doorvoeren van de benodigde aanpassingen biedt SIVON de volgende ondersteuning:
- Op dinsdag 13 juli 13.00-14.00 organiseert SIVON een tweede webinar om de afspraken die gemaakt zijn toe te lichten voor de scholen die vandaag niet aanwezig konden zijn. Aanmelden voor dit webinar kan via het online formulier van SIVON.
- Over een aantal weken komt er een handleiding ‘Veilige instellingen’ beschikbaar waarmee de genoemde aanpassingen in de instellingen van Workspace gedaan kunnen worden.
- Er komen nog voor het begin van het nieuwe schooljaar webinars om scholen te helpen bij het uitvoeren van de aanpassingen. Op de website van SIVON zullen de data daarvan gepubliceerd worden, zodra die bekend zijn.
- In de week van 12 juli zijn voorbeeldbrieven voor ouders, medewerkers, GMR en Raad van Toezicht gereed.
Alle ondersteuningsinformatie, handleidingen en webinars worden verzameld op de website van SIVON. Deze pagina wordt doorlopend aangevuld met de laatst beschikbare informatie.
